Bimtek Pengelolaan Dokumentasi dan Agenda Kegiatan DPRD
Bidang DPRD Dan Sekwan – Bimtek Pengelolaan Dokumentasi dan Agenda Kegiatan DPRD merupakan kegiatan peningkatan kompetensi bagi aparatur Sekretariat DPRD (Sekwan) dalam mengelola agenda, dokumentasi, administrasi kegiatan, serta informasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD secara tertib, sistematis, dan profesional.
Kegiatan DPRD meliputi rapat paripurna, rapat komisi, rapat Badan Anggaran, Badan Musyawarah, kunjungan kerja, reses, konsultasi, hearing, serta berbagai kegiatan kedewanan lainnya. Banyaknya agenda tersebut membutuhkan sistem pengelolaan dokumentasi dan jadwal yang terstruktur agar setiap kegiatan dapat dipantau, didokumentasikan, dan ditelusuri dengan mudah.
Materi Bimtek
Materi dapat mencakup:
- Penyusunan dan pengelolaan agenda kegiatan DPRD.
- Perencanaan jadwal kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD.
- Administrasi rapat dan kegiatan kedewanan.
- Pengelolaan dokumentasi kegiatan DPRD.
- Dokumentasi foto, video, dan dokumen kegiatan.
- Pengelolaan arsip dan dokumen digital.
- Penyusunan daftar agenda dan kalender kegiatan DPRD.
- Pengelolaan undangan dan bahan rapat.
- Dokumentasi hasil rapat dan kegiatan.
- Sistem penyimpanan dan pencarian dokumen.
- Digitalisasi administrasi dan dokumentasi DPRD.
- Pengelolaan informasi kegiatan untuk kebutuhan publikasi.
- Koordinasi antara pimpinan DPRD, anggota DPRD dan Sekretariat DPRD.
- Penyusunan laporan dokumentasi kegiatan.
Tujuan
Melalui kegiatan ini, peserta diharapkan mampu meningkatkan keterampilan dalam:
- Menyusun agenda kegiatan DPRD secara sistematis.
- Mengelola dokumentasi kegiatan secara tertib.
- Menata arsip dan dokumen kegiatan agar mudah ditemukan.
- Meningkatkan koordinasi pelaksanaan agenda DPRD.
- Memanfaatkan teknologi digital dalam pengelolaan dokumentasi.
- Mendukung penyediaan informasi kegiatan DPRD secara cepat dan akurat.
- Meningkatkan profesionalisme pelayanan Sekretariat DPRD.
Sasaran Peserta
Bimtek ini dapat diikuti oleh Sekretaris DPRD, pejabat dan staf Sekretariat DPRD, bagian persidangan, bagian umum, bagian protokol, pengelola dokumentasi dan informasi, pranata humas, arsiparis, serta aparatur yang menangani agenda dan administrasi kegiatan DPRD.
